現在のパート先は、パート一人体制。
(社員はいる)
交代出勤なので、業務連絡はノートを使用しています。
このノートの書き方が難しい。
最近退職したAさんは、ノートの読み落としがよくあって、特に長文はちゃんと読んでいないのでは?
と、思うことがちらほら。
その為、短文で書くようにしていました。
長い文は区切って、見やすく。
ただ、短文にしようとすると必要な情報を省略してしまいがち。
それでも、AさんやBさんは問題ありませんでした。
私より早く入社し、ここの仕事をよくわかっていたから。
問題は新人さんでした。
先日の話。
午前中、連絡ノートに、
「社員Iさんにメールを転送してください」
と書いたけど、夕方の帰り際、社員Iさんに、
「私ではなく本社のSさんに転送してください」と言われたのでSさんに転送し直し、
連絡ノートのIさんのところに二重線を引き、矢印を書いて「本社Sさん」と書き加えました。(Iさん→本社Sさん)
それなのに、その翌日、新人パートEさんから、
「Iさんに転送で良かったですよね?」
とLINEがきたのです。
違うよ~
と思いながら、Eさんに電話して聞いたら、
「緑茶さんがIさんに転送してあるのを見てそうしました」
と言うのです。
「その後、本社Sさんに転送し直し、ノートに訂正を書き加えたのは見ましたか?」
と聞いたら、
「見たけどそう理解しました」
と…汗
「誤解される書き方をした私が悪いので、今後(書き方に)気をつけますね」
と言ったら、
「すみません。間違って転送してしまったけど、どうしましょう…」
とパートのEさん。
「社員のIさんだから大丈夫ですよ」
と答えたら安心したようでしたが…
始めはEさんの理解力のなさにイラっとしたけど、冷静に考えるとやっぱり私の書き方が悪い。
その文全部に二重線を引いておけばよかったのです。
そして、帰宅後に「連絡ノートに訂正があったのでLINEしました。(…正しい情報…)」とグループLINEをすればよかったのです。
今後は、部分的な訂正をするより、全文書き換えよう。
それから短文だと必要な情報が省略されてしまうので、長文になってもいいから必要な情報は全て書くようにしよう。
もうAさんも退職していないことだし。
新人さんが誤解しないような連絡ノートの書き方に変えていこうと思った話でした。